Recursos
Para decidir con criterio, no con una demo bonita.
Tres cosas útiles aunque termine comprando otra herramienta: el camino del primer proceso, la lista de preguntas que separa a los productos serios, y el glosario mínimo.
Implantación
El primer proceso, paso a paso.
No se implanta un BPMS: se pone a correr un proceso, y después otro. Este es el camino que seguimos.
Elegir el proceso que duele
Uno con dueño claro, volumen suficiente para notarlo y un final medible. No el más complejo.
Dibujarlo como es hoy
En BPMN, con las tareas y los responsables reales. Aquí aparecen los pasos que nadie sabía que existían.
Armar los formularios
Los formatos en papel o en hoja de cálculo se convierten en pantallas; la IA hace el primer borrador y usted lo corrige.
Poner los plazos
Calendario laboral, festivos y duración prevista por tarea, con las alertas y a quién le llegan.
Correrlo en pruebas
Instancias de prueba mientras la versión está en diseño; al publicar se borran y queda limpio.
Publicar y medir
La versión publicada atiende a la gente y el tablero muestra en tiempo, en riesgo y vencido desde el primer día.
Antes de firmar
Preguntas que conviene hacerle a cualquier BPMS.
Incluidas las que a nosotros nos incomodan. Si un proveedor responde que sí a todo, desconfíe.
Glosario
Doce palabras que se usan en toda la conversación.
- BPMN 2.0
- Notación estándar para dibujar procesos. Al ser estándar, el diagrama se entiende fuera de la herramienta que lo hizo.
- Proceso e instancia
- El proceso es el molde; la instancia es un caso concreto que está corriendo, con sus datos y su historia.
- Tarea humana
- Un paso que espera a que alguien haga algo. Es la que lleva formulario, responsable y plazo.
- Compuerta
- El punto donde el flujo se parte en caminos. La regla decide cuál se toma, con los datos capturados.
- Multi-instancia
- Una tarea que se repite: una por cada fila de una tabla o por cada caso de la tarea anterior.
- SLA
- El plazo comprometido para una tarea. Solo sirve si se mide contra el calendario real de trabajo.
- Calendario laboral
- El horario y los festivos de la empresa. Es lo que hace que un plazo de dos días no venza un domingo.
- Delegación
- Redirigir las tareas de alguien durante un periodo, sin cambiar el diseño del proceso.
- Versión y publicación
- Una versión nueva no afecta a las instancias en curso; publicarla es lo que la pone a atender gente.
- Edición menor
- Corregir textos y listas de un formulario ya publicado, con justificación, sin crear una versión nueva.
- Webhook
- Una dirección donde un sistema externo deja un dato. Aquí va amarrado a una tarea concreta y con vencimiento.
- Multiempresa
- Una instalación que atiende a varias empresas con los datos separados y calendarios distintos.
Seguir leyendo
Las páginas que responden el resto.
¿Le sirve más una conversación que un folleto?
Pida la demo con un proceso suyo: en una hora se ve si esto le sirve o no.